Compliance

Präambel

Die FRIO GmbH ist ein auf Kundenzufriedenheit ausgerichtetes Handwerksunternehmen. Das Vertrauen der Menschen im Umfeld von FRIO, insbesondere unserer Kunden und Mitarbeiter / -innen in unserem Unternehmen ist für nachhaltigen Erfolg entscheidend. Integrität steht bei uns daher stets im Vordergrund.

Einleitung und Ziele des Verhaltenskodex

Dieser Verhaltenskodes hilft uns, die von uns erwarteten Standards zu erfüllen. Er bringt unsere Verpflichtungen zum Ausdruck, das Vertrauen in FRIO aufzubauen und zu wahren sowie unsere wirtschaftliche, gesellschaftliche und ökologische Verantwortung in unser tägliches Handeln zu integrieren. In diesem Verhaltenskodex werden die Standards verständlich dargelegt, die unterschiedliche Interessengruppen von FRIO erwarten. Gemeinsam mit unserem Unternehmenszweck und unseren Unternehmenswerten soll er uns in unserem täglichen Handeln im Unternehmen leiten und uns dabei unterstützen, mit schwierigen Situationen und Entscheidungen umzugehen.

Pflichten der Führungskräfte und Mitarbeiter / -innen

Führungskräfte sind Vorbilder und müssen unserem Verhaltenskodex in der Führung ihrer Mitarbeiter / -innen sowie im Umgang mit externen Interessengruppen beachten und in ihr Handeln integrieren. Die Mitarbeiter / -innen sollten ihre Fragen in Bezug auf den Verhaltenskodex mit ihren Vorgesetzen klären. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex haben entsprechende Disziplinarmaßnahmen im Rahmen des anwendbaren Arbeitsrechts zur Folge.

Gesetzliche und rechtliche Grundlagen

  • Anwendbares Recht und seine Transparenz
    Als Unternehmen nehmen wir unsere Verantwortung ernst. Wir sind Transparent Und verantwortungsbewusst. Wir halten uns an das anwendbare Recht und sorgen dafür, dass unsere Mitarbeiter / -innen Vorschriften kennen, welche für ihre Arbeit von Bedeutung sind. Wir unterstützen Gesetze zur Schaffung eines freien und fairen Handels.
  • Einhaltung der Gesetze
    FRIO hält alle anwendbaren Gesetze, Normen und Konventionen ein. Wir befolgen alle Gesetze und alle Verhaltensregeln der Geschäftsordnung, die für unsere Arbeit von Bedeutung sind.

Einzelregelung des Verhaltenskodex

  • Gesundheit, Sicherheit und Umwelt
    FRIO ist bestrebt, den Schutz der Umwelt sowie der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter / -innen und andere Personen, die von unseren Aktivitäten betroffen sein könnten, sicherzustellen. Das Qualitätsmanagement mit den Abläufen im Unternehmen sowie die Einhaltung aller notwendigen Maßnahmen zur Arbeitssicherheit dienen diesem Zweck und bestätigen die Qualität unserer Arbeit. Damit unabdingbar verbunden ist der nötige Schutz von Menschen und Umwelt. Wir sorgen dafür, dass diese Grundsätze in unsere Aktivitäten einbezogen werden und unsere Mitarbeiter / -innen geeignete Schulungen und Unterstützungen erhalten, um diese anzuwenden.
  • Bestechung und Korruption
    Alle Beziehungen von FRIO müssen integer sein und allen anwendbaren nationalen Gesetzen entsprechen. Wir gewähren weder direkt noch über Dritte rechtswidrige Zahlungen, Anreize oder Wertgegenstände zum Zweck einer unzulässigen Beeinflussung oder zur Erzielung günstigere Entscheide.
  • Angebote und Annahme von Geschenken, Dienstleistungen und
    Einladungen
    FRIO erlaubt Geschenke, Dienstleistungen und Einladungen nur im Rahmen eines angemessenen, rechtlich einwandfreien, geschäftlichen Umgangs. Wir machen nur dann Geschenke, sprechen Einladungen aus oder leisten unbezahlte Dienste, wenn diese mit der gängigen Praxis vereinbar sind und nicht gegen anwendbares Recht verstoßen. Die Mitarbeiter / -innen von FRIO nehmen nur Geschenke, Unterhaltung oder persönliche Gefälligkeiten an, die unsere Geschäftsentscheidung nicht unangemessen beeinflussen. Wir dürfen keine dritten Personen dazu benutzen, die vorstehenden Regeln zu umgehen.
    • Geschenke von Dritten
      Geschenke von Dritten dürfen angenommen werden, wenn sie allgemein üblich sind und als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt werden (z. B. Wein, Kalender, Werbegeschenke, etc.) und dem Grundsatz der Angemessenheit bis zu einem Gesamtwert in Höhe von 35,– € entspricht. Alle darüber hinausgehenden Geschenke müssen, soweit es die Höflichkeit und die Rahmenbedingen zulassen, direkt zurückgewiesen werden. Soweit eine Zurückweisung nicht sinnvoll erscheint, kann das Geschenk zunächst angenommen werden. Der zuständige Vorgesetzte muss dann unverzüglich über den Sachverhalt informiert werden.
    • Einladungen zu Veranstaltungen
      Die Wertgrenze von 35,– € gilt nicht für Leistungen (z. B. Bewirtungen oder Unterkunft), die die Mitarbeiter / -innen von FRIO im Rahmen einer Kundenveranstaltung empfängt. Einladungen zu besonderen Anlässen
      (z. B. Reisen oder andere Veranstaltungen mit Freizeitcharakter), die den Rahmen von üblichen Kundenveranstaltungen überschreiten, müssen vorab dem zuständigen Vorgesetzen angezeigt werden. Geht die Veranstaltung deutlich über das übliche Maß hinaus (z. B. Einladungen zu einem mehrtägigen Event oder einer einwöchigen In- oder Auslandsreise), muss vorab die Genehmigung der Geschäftsführung eingeholt werden.
    • Fordern von Zuwendungen
      Den Mitarbeitern / -innen von FRIO ist es untersagt, im Rahmen des Geschäft- Betriebes von Kunden oder Geschäftspartnern persönliche Zuwendungen oder Vorteile, z. B. private Rabatte, zu fordern oder anzunehmen.
    • Bargeld / Trinkgeld
      Den Mitarbeitern / -innen von FRIO ist es untersagt, im Rahmen ihrer Tätigkeit Bargeldbeträge oder bargeldähnliche Geschenke in jeglicher Höhe, die nicht im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen (Ausnahme von Trinkgeld), anzunehmen.
    • Vorträge, Gutachten, Beratungstätigkeiten
      Für Vorträge, Gutachten und Beratungsleistungen, die dienstlich veranlasst wurden, werden grundsätzlich keine Honorare angenommen. Ist die Ablehnung eines Honorars aus geschäftspolitischen Gründen nicht möglich, ist das zugedachte Honorar an FRIO abzuführen oder mit einem entsprechenden Spendenbeleg als Spende für einen gemeinnützigen Zweck zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch, wenn das Honorar anstatt in Geld in Form eines Geschenks erfolgt ist. Ausgenommen hiervon sind Trainer- und Nebentätigkeiten sowie Vergütungen, die gesondert genehmigt wurden.
    • Geschenke an Dritte
      Geschenke dürfen nur im üblichen Kontext einer Geschäftsbeziehung und in einem angemessenen materiellen Umfang (Wertgrenze 35,00) gemacht werden. Sie dürfen vom Beschenkten nicht als Vorteil empfunden werden, durch den seine geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden können.
      Unter den Bereich Geschenke fallen auch Zuwendungen, die um Zusammenhang mit Verkaufsgeschäften getätigt werden. Die Fakturierung einer Ware weit unter dem Sachwert ist grundsätzlich verboten.
      Beobachtungen eines solchen Verstoßes sind dem zuständigen Vorgesetzten zu melden.
    • Einladungen zu Veranstaltungen (z. B. Sponsoring)
      Generell dürfen keine finanziellen Vorteile gewährt werden, die das geschäftliche Urteilsvermögen des Beschenkten beeinträchtigen bzw. zu einem Interessenkonflikt führen könnten. Die Mitarbeiter / -innen von FRIO dürfen dementsprechend Personen oder Firmen, zu denen FRIO eine Geschäftsbeziehung anstrebt oder unterhält, Zuwendungen nur im allgemeinüblichen Umfang versprechen.
  • Vertragsverpflichtungen und Dokumentationsstandards
    FRIO erfüllt ihre Vertragsverpflichtungen und stellt sicher, dass alle Geschäfte ordnungsgemäß und termingereicht nach den rechtlichen Vorschriften und den geltenden Rechnungslegungsgrundätzen dokumentiert werden. Die
    Mitarbeiter/ -innen von FRIO dürfen im Namen von FRIO keine Verpflichtungen eingehen, welche ihre eignen internen Befugnisse überschreiten. Wir sorgen dafür, dass alle Unternehmensberichte, -aufzeichnungen und –konten nach geltendem Recht und den relevanten vom Unternehmen angewandten Standards erstellt und aufbewahrt werden.
  • Korrekter Umgang mit Unternehmensinformationen
    Den Mitarbeitern / – innen ist es untersagt, vertrauliche Informationen oder vertrauliche Dokumente unbefugt an Dritte weiterzugeben oder in anderer Weise extern zugänglich zu machen. Dieses Verbot gilt sowohl während der Dauer des Arbeitsverhältnisses als auch nach dessen Beendigung. Anfragen von Pressevertretern, Analysten oder sonstige Dritte sind nicht eigenständig im Namen von FRIO zu beantworten. Ausnahmen besehen lediglich soweit Sie zur Weitergabe von Informationen befugt sind. D. h., bei Informationen und / oder Dokumenten, die zuvor bereits von FRIO veröffentlicht worden sind.
  • Äußeres Erscheinungsbild
    Das äußere Erscheinungsbild eines jeden Mitarbeiters repräsentiert stets das Unternehmen und es gilt von daher, dass dieses jederzeit gepflegt, ordentlich, sauber, d. h. das dieses jederzeit ansprechend ist. Der Außendienst repräsentiert das Unternehmen durch die „Frio-Arbeitskleidung“.
  • Vielfalt der Chancengleichheit und Toleranz sowie Unterlassung von Diskriminierung und Belästigung
    FRIO gewährleistet ein Arbeitsumfeld, das frei von Diskriminierung und Belästigung, insbesondere Mobbing und sexuelle Belästigung ist. Erfolg und Beförderung innerhalb FRIO müssen auf den persönlichen Fähigkeiten und Arbeitsleistungen beruhen. Wir tolerieren keine Diskriminierung aufgrund von Rassen, Geschlecht, Religion, Glaubensbekenntnis, nationaler Herkunft, Invalidität, Alter, sexueller Ausrichtung, körperlicher oder geistiger Behinderung, Familienstand, politischen Ansichten oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale. Wir untersagen jede Art von verbale, körperliche, geistige und visuelle Belästigungen. Alle Mitarbeiter / -innen von FRIO müssen
    das Recht anderer respektieren, am Arbeitsplatz nicht diskriminieren oder belästigt werden. Unsere Entscheidungen über Einstellungen, Fortbildungen oder Beförderungen von Mitarbeitern / -innen basieren ausschließlich auf Ihren Leistungen, Fähigkeiten und Potenzialen in Bezug auf die Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes. Wir ermutigen alle Mitarbeiter / -innen, die glauben diskriminiert oder belästigt zu werden, dies ihrem Vorgesetzten oder der zuständigen Mitarbeitervertretung zu melden. Wir gehen jeder Meldung unparteiisch nach und reagieren auf nachgewiesene Verstöße mit geeigneten Maßnahmen.

Einhaltung des Verhaltenskodex

Die bisher dargestellten Geschäftsgrundsätze können keine detaillierten Verhaltensregeln für alle denkbaren Sachverhalte im Rahmen ihrer Tätigkeit bei FRIO vorgeben. Die bisher dargestellten Geschäftsgrundsätze sollen ihnen vielmehr als praxisorientierter Leitfaden hinsichtlich solcher Sachverhalte dienen, ihre Tätigkeit insgesamt in Einklang mit dem geltenden Recht und den gültigen Unternehmensrichtlinien auszuüben. Die Einhaltung des geltenden
Rechts geht jeder entgegenstehenden Weisung eines Vorgesetzten vor. Die Mitarbeiter / -innen müssen sich daher mit den für ihren Tätigkeitsbereich relevanten Gesetze, Verordnungen und sonstigen rechtlichen Regelungen und Richtlinien vertraut machen und diese kennen. Gesetze, Verordnungen etc. sind oftmals schwer verständlich. Es ist daher nicht immer einfach zu beurteilen, ob ein Verhalten in jeder Hinsicht rechtskonform ist. Sind die Mitarbeiter / -innen daher unsicher, ob ein Verhalten im Einklang mit dem Geschäftsgrundsatz steht, sollten sie ihren Vorgesetzten kontaktieren, um die Vorgehensweis zu besprechen.

Missachtung des Verhaltenskodex

Die Personalabteilung bietet Möglichkeiten, Verstöße in vertraulicher Form zu melden. FRIO geht allen Hinweisen auf Verstöße nach und behandelt die Hinweise im größtmöglichen Umfang vertraulich. FRIO toleriert keine Benachteiligung von Mitarbeitern / -innen, die mögliche oder tatsächliche Verstöße melden oder Ermittlungen in diesem Zusammenhang unterstützen. Es sei denn, dass die Hinweise missbräuchlich gegeben wurden. Sollte dies der Fall sein, oder ein Verstoß gegen den Verhaltenskodes nachgewiesen werden kann, werden geeignete Disziplinarmaßnahmen ergriffen.

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